Velkommen til juni måneds nyhedsbrev fra Min Digitale Byggesag
Først og fremmest tak til alle jer som deltog og gav jeres mening til kende ved dialogmøderne i maj og juni. Resultaterne kan I læse mere om her i nyhedsbrevet.
Her kan du også læse om, at Min Digitale Byggesag nu skifter navn til Byg og Miljø, at projektet har indgået samarbejde med Kulturstyrelsen, og at der er blevet afholdt workshops med fokus på bl.a. kravspecifikation og levering af data til BBR.
Stor interesse for dialogmøder
KOMBIT og KL har i løbet af foråret 2012 afholdt fem dialogmøder fordelt over hele landet. Formålet med møderne var at introducere projektet, men i lige så høj grad at få sat fokus på det arbejde i kommunerne, som skal føre til en vellykket implementering af løsningen.
I alt 85 kommuner var tilmeldt dialogmøderne. Vi er rigtig glade for, at så mange kommuner havde valgt at tilbringe en halv dag i selskab med projektet.
På møderne blev der givet en generel introduktion til Min Digitale Byggesag samt en status for business case, økonomi og tidsplan.
Kommunale medarbejdere med erfaringer fra den digitale ansøgningsløsning ”DOB-SOWS” deltog i møderne med oplæg og på workshops. Der var stor interesse for at møde kommuner, der havde erfaringer fra det "virkelige liv". Deltagerne efterspurgte information om, hvilke krav der er til kommunerne før anskaffelsen af Byg og Miljø. Hvad skal den enkelte kommune gøre for at være klar til Byg og Miljø? Skal vi have indskannet vores byggesagsarkiv? Hvilke forudsætninger skal være klar for en vellykket implementering?
Møderne bestod af en blanding af plenumoplæg og tre workshops om:
- Forandringsledelse og organisation
- Analyse af arbejdsgange i forbindelse med indførelsen af nye it-løsninger
- Markedsføring overfor borgere og virksomheder, og etablering af support
På samtlige møder var der en god og livlig debat. Blandt de emner der blev debatteret var brugergrænseflade, integrationer til ESDH- og fagsystemer, relationer til anden lovgivning, ny funktionalitet i forhold til pilotprojektet DOB-SOWS og krav til kommunernes forberedelse.
De kommunale medarbejdere var skeptiske overfor de oprindeligt udmeldte effektiviseringsgevinster i back-office. Fra projektets side er vi klar over, at forudsætningerne har ændret sig over tid. Derfor er vi sammen med den kommunale referencegruppe og konsulenter fra Devoteam ved at se gevinsterne efter i sømmene, og en revideret business case vil basere sig på et gennemarbejdet og realistisk grundlag.
Der var stort fokus på, at brugergrænsefladen også skal tilgodese førstegangsbrugere. Styregruppen er meget opmærksom på, at Byg og Miljø skal levere en brugervenlig og innovativ løsning. Projektet har derfor benyttet specialister på området til at udarbejde interaktionsdesign, og til at sikre at leverandørerne forstår behovet for en indbydende og intuitiv brugergrænseflade.
Møderne gav os en god pejling på, hvad der er i fokus og fylder hos kommunerne. De mange gode input fra deltagerne, bl.a. vedrørende markedsføring og support, tager vi med os i den videre planlægning.
Du kan se præsentationerne fra møderne her.
Nyt bredere navn til MDB
Min Digitale Byggesag (MDB) har overordnet ændret navn til ”Byg og Miljø” med de to undertitler ”MDB” og MDB-Miljø”.
Det ændrede navn skyldes, at kommunerne udover at tilbyde borgere og virksomheder en digital byggeansøgning også får mulighed for at tilbyde digital ansøgning på en udvalgt del af miljøområdet. Yderligere indgår også ansøgninger vedr. byggeri i fredede ejendomme i løsningen. Det nye navn vil komme til at fremgå af hjemmesiden i løbet af de kommende måneder. Det gamle navn vil naturligvis fortsat fremgå i gamle dokumenter, men vi vil løbende sørge for at luge ud i dem, så vi begrænser forvirringen.
Indgåelse af samarbejde med Kulturstyrelsen
KOMBIT og Kulturstyrelsen har indgået et samarbejde omkring udviklingen af en fælles løsning til håndtering af både digitale byggeansøgninger, såvel som digitale ansøgninger vedrørende byggeri i fredede ejendomme. Det er godt nyt til ejere af fredede bygninger, idet de ikke længere både skal sende deres ansøgning til Kulturstyrelsen og derefter kommunen. Der vil være én digital indgang.
Kravspecifikationen i review hos den kommunale referencegruppe
Medlemmer af den kommunale referencegruppe med indgående kendskab til bygge- og miljøsager, har med stor entusiasme deltaget i en lang række workshops, hvor man har haft fokus på at udarbejde use cases og kravspecificere løsningen til Byg og Miljø.
I alt ni kommuner fra den kommunale referencegruppe deltog den 19. juni i et endeligt review af kravspecifikationen. Materialet er sendt til hele den kommunale referencegruppe, der har haft mulighed for at give deres kommentarer.
Bygge- og miljødata til BBR
I arbejdet med at se på gevinsterne ved Byg og Miljø har den kommunale referencegruppe fremhævet, at der kunne være gevinster ved en automatisk opdatering eller digital aflevering af data fra Byg og Miljø til BBR i forbindelse med behandlingen af sager på bygge- og miljøområdet.
KL afholdt derfor den 4. juni 2012 en workshop med deltagelse af en række kommuner, KOMBIT, FOT-sekretariatet, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter(MBBL) og Energistyrelsen. Der blev set på to modeller:
- Kan man fra byggesager effektivisere datafangst til BBR og FOT, hvor borgere selv via Byg og Miljø indberetter ændringer til BBR eller FOT?
- Kan man med fordel få digitalt afleverede data om materialevalg, datoer mv. fra kommunens sagsbehandling via Byg og Miljø til BBR og FOT?
Konsulenter fra Devoteam, der faciliterede workshoppen, er i øjeblikket i gang med at bearbejde workshoppens resultater. KL vil på baggrund af workshoppen – i tæt dialog med de involverede - drøfte, hvordan workshoppens resultater skal influere på det videre arbejde med Byg og Miljø og BBR.
Leverandørmøde
Den 22. maj 2012 var interesserede leverandører inviteret til orienteringsmøde om Byg og Miljø. I alt 20 leverandører deltog i mødet, hvor der blev givet en introduktion til løsningen samt en overordnet gennemgang af systemet og dets aktører. Leverandørerne blev gjort opmærksomme på, at der vil være en høj kommunal brugerinvolvering og at forventningen er en løsning med et guidet forløb med høj kvalitet i ansøgningsprocessen.
Indtil et udbud går i gang, vil leverandørerne have mulighed for en teknisk afklaringsdialog om den kommende løsning. KOMBIT har indbudt de enkelte leverandører til one-on-one møder, hvor ideer, erfaringer og forretningsbarrierer kan drøftes. Møderne gennemføres i juni 2012.
Guide om den kommunale proces
Det har tidligere været annonceret, at der i 2. kvartal 2012 udsendes en guide om, hvordan man som kommune kan forberede sig til Byg og Miljø. Guiden er primært skrevet af DOB-pilotkommunerne på basis af deres erfaringer fra DOB-SOWS-projektet.
Vi er i øjeblikket ved at lægge sidste hånd på guiden - inspireret af de behov, som kom frem på dialogmøderne. Senest i juli forventer vi derfor, at du vil kunne finde guiden på www.kombit.dk og www.kl.dk.
Tilslutningsproces
Kravspecifikationen er ved at være afsluttet, arbejdet med det øvrige udbudsmaterialet er gået i gang og vi forventer at kunne gå i gang med udbuddet i august 2012.
I den budgetvejledning, der er på vej fra KL til kommunernes økonomiafdelinger, er der givet informationer om økonomi mv.
Primo september vil KOMBIT udsende en samlet tilslutningspakke, der vil indeholde en kort beskrivelse af indholdet i den kommende løsning, tidsplan, en revideret business case (beslutningsgrundlag) samt information om kommunernes forberedelse til Byg og Miljø.
Fristen for at tilslutte sig løsningen vil blive medio november.
Har du spørgsmål vedrørende tilslutning eller andet, er du meget velkommen til at kontakte os på: byggesag@kombit.dk.
Rigtig god sommer og på gensyn i august 2012.
Om Min Digitale Byggesag